世代間の仕事の仕方が違いすぎて、過渡期なのかもしれない件

例えば、ちょっと前に電話をかけることは相手の時間を奪う行為だという論争があったわけですが、その説を唱えているのは比較的若いミレニアルズ世代以下だと思うんですよね。こういう世代間における仕事の仕方が違い過ぎて、現在の過渡期においてひずみが起きているのかなと思います。

ということで、そのひずみをまとめてみました。

連絡手段   新→チャット 旧→電話

冒頭に書いた「電話をかけるのは相手の時間を奪っている」という論説に繋がるのですが、そういう説をとなえる人たちは、だいたいチャットを使って隙間時間を使って返信したりしています。このチャットと電話の間を補完する「メール」というツールも入るのですが、正直チャットに慣れてしまうと「メールなんて、かったるくてやってられない」みたいな感じになります。
チャット派にとっては、もはやチャットで仕事することが空気があるように当たり前なのですが、かたや、メールでの通信がマジョリティである人たちもたくさんいるわけです。

ちなみに、メールからチャットというコミュニケーションツールに変化すると

・メールにおける文面マナーにとらわれなくなる(いちいちお世話になりますなどとつけない)
・口語文体に近くなる(チャットの方がコミュニケーション回数が多くなる)

というような変化が置きます。メールはどことなく書面のフォーマットを引きづっているため、文頭にあいさつ文があったり宛先の名前を書く順番があったりしたわけです。しかし、チャットというソリューションはそういったフォーマットも崩しているわけです。

打ち合わせ 新→出来るだけチャット。話す必要があればスカイプか電話。 旧→とりあえず対面

チャットというコミュニケーションは、やり取りの回数が多くなります。メールでいちいち「これはどうなってる?」「こうなってます」「じゃあこれは?」というやり取りをするのは時間がかかりますが、チャットだとレスポンスが早くなるため、従来打ち合わせで行っていたやり取りがチャットで集約出来てしまうのです。それでも、確認したい項目が複雑になる(A or B Bの場合はさらにC or Dなど2重以上の確認が入る)場合は、話してしまった方が早いので、複数人数だったらスカイプ、1対1だったら電話をするかということになります。

しかし、いまだに「とりあえず打ち合わせ」という姿勢を持っている人たちも決して珍しくありません。とりあえずご挨拶、とりあえずキックオフなど、アジェンダを決めずにメンバーが集まって、その場においてアジェンダ自体を話し合う打ち合わせもこの世にはたくさん存在します。

このへんが新しい世代の人たちにとって自分の時間を奪われるというのは、我慢ならないところなので、とりあえず集まる系の打ち合わせは勘弁してくださいというケースが多いのです。

ファイルの共有 新→Googleドライブ 旧→メールにてファイルを送付

新しい世代の人たちはGoogleドライブに必要なファイルを集約し、みなで閲覧・共有をした上で修正の必要があればクラウド上で編集してしまいます。しかし、だいたいの大きな企業において情報漏洩等のコンプライアンスの問題が入るため、パスワード付きZIPのメールにてファイルを送付する方法しか認められてないところが多数あります。
ファイルをクラウド上で共有・編集が出来ないと、明らかに作業効率が悪くなるため、会社によってはどうしても必要な特定部署のみ条件付きで認められている場合もあるようです。

資料 新→手書きやGoogleスプレッドシートなどに記述 旧→きれいなパワポ

長年にわたって、ホワイトカラーの労働力の多くが、きれいなパワーポイントを作るために注がれて来たように思います。しかし、振り返って考えると資料はあくまでも情報を周知・共有させるためのツールなので、目的が達成されるならば別に手書きのポンチ絵でもスプレッドシートにテキストを箇条書きにした内容でも良いわけです。社外用の何百人が目にする営業資料であれば、かなり手をかける必要がありますが、部門内の共有レベルでもものすごくレベルの高いパワーポイントを作ることに労力を注いでいることも珍しくありません。

ということで、新旧における仕事の仕方の違いを4つあげてみましたが、キーワードは生産性です。新しい世代のやり方の方が効率が良いため圧倒的に生産性が高まるのですが、慣習やコンプライアンスが絡む問題において効率の悪いやり方が引き継がれているように思います。今は過渡期であるように思うので、いずれチャットやクラウドによるファイル共有はマジョリティになり、生産性があがっていくのではないでしょうか。

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